トランクルームを設置するにあたって良い立地と悪い立地

無駄な倉庫スペースは不要！トランクルームを使い分けるオフィスのヒント

企業がオフィス運営を行ううえで、意外と見落とされがちなのが「保管場所」の問題です。業務に使う消耗品や販促物、書類、イベント用の什器など、普段から使わないものを整理せずにオフィスや倉庫に放置していると、すぐにスペースが埋まってしまいがちです。そこで注目したいのが、トランクルームを用途に合わせて複数使い分けるという方法です。大きな倉庫をまるごと借りるとなると、コストや契約期間がネックになりますが、トランクルームであれば必要な分だけのスペースを必要な期間だけ借りられるため、コスト削減と効率的な保管を両立できるメリットがあります。

まず、書類や文書の保管には、セキュリティと空調がしっかりしているトランクルームを選ぶとよいでしょう。過去の契約書や経理関係の書類などは法的に一定期間保存が義務付けられているケースも多く、雑然とした状態でオフィス内に積み上げていると探すのにも一苦労です。耐火性の高い施設やセキュリティカードで入退室管理が行われているトランクルームに預けておけば、紛失や劣化を防ぎつつ保管場所を明確にできます。さらに、高額な機材やIT機器などは、湿度や温度管理が整備された施設に預けることで、故障リスクを低減できるでしょう。

一方、イベント向けの什器や販促物などは比較的頑丈な品が多いため、空調管理が不要なトランクルームでも問題ない場合があります。とはいえ、展示パネルや特注品など、扱いに注意が必要なものは専用の梱包材や保護シートを使って劣化を防ぎつつ、必要なタイミングまで預けておくことが重要です。もし荷物の大きさや重さがある程度まとまっている場合は、車での出し入れがしやすい1階のトランクルームを選ぶとよいかもしれません。日常的に使わないときはオフィスの貴重なスペースを空けておき、イベントや展示会が近づいたら取りに行くという流れを確立すれば、業務効率も大幅に向上します。

トランクルームの使い分けが進めば、会社全体としての倉庫スペースを最小限に抑えられ、賃料や管理コストの負担が軽減されるでしょう。また、必要のないものをオフィスに常に置いておかないことで、職場の環境がすっきり整理され、社員の動線も取りやすくなります。結果として業務効率が上がり、来客時や社内イベントの際に好印象を与えられるなどのメリットも期待できるのです。将来的にオフィスの拡張や移転を検討する際には、オフィス賃貸ポータルサイトのOFFICE NOWなどで最適な物件を探すのと並行して、現在のオフィス内をどこまでトランクルームで補えるかを再確認するのも効果的です。大がかりな倉庫を用意するよりもはるかに柔軟に保管スペースを確保できるのが、トランクルームならではの強みといえます。

無駄な倉庫スペースが大きな固定費を生んでいるのであれば、まずは小規模なトランクルームの契約から始めてみるのもよいでしょう。たとえば、何年も使われていない什器をまとめて預けてみるだけでも、思いのほかオフィスが広く感じられるようになります。そして実際にトランクルームの利便性を実感できたなら、用途に合わせて追加のスペースを借りたり、セキュリティや空調が万全な施設に荷物を振り分けたりと、運用を拡張することが可能です。オフィスの広さや利用目的に応じて上手に使い分けることで、社員が働きやすい快適な環境づくりと無駄なコストの削減を同時に実現できるでしょう。